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2012
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O grande número de documentos que uma empresa possui e recebe diariamente pode gerar um acúmulo desordenado de papéis. Esse excesso pode dificultar a consulta a informações importantes, fazendo, muitas vezes, com que seja perdido um tempo valioso. Portanto, nada melhor para otimizar as pesquisas do que organização. Aqui vão algumas dicas para colocar as coisas em seus devidos lugares e evitar transtornos futuros.
» Planejamento e indexação
Todo novo projeto deve vir depois de um planejamento. O que a empresa irá organizar? Em que local? Como? Cada empresa possui alguns documentos similares e outros relacionados às áreas comerciais específicas das quais fazem parte. Portanto, é necessário que elas tenham uma forma específica de organização dos seus papéis. Departamento, título, nomes, datas e números são algumas das indexações que podem ser utilizadas para cada documento, com o intuito de melhorar a pesquisa quando ela for necessária.
» Colocando em pastas
Caixas e pastas devem ser disponibilizadas para guardar os documentos, e isso não deve ser feito de forma aleatória. Uma maneira interessante de arquivamento é a técnica das pastas vazias, que se baseia em uma distribuição de papéis através de números. A primeira pasta do arquivo deve ser a 01.00 que terá todos os documentos relacionados ao plano de negócios da empresa (com todos os primeiros passos para alcançar os objetivos do negócio). A pasta 02.00 será a de atividades operacionais (documentos relacionados a tarefas, comercializações e prestações de serviços). A 03.00, de produtos oferecidos. E assim por diante.
Portanto, quando a empresa lança novos produtos, os documentos referentes a cada um deles serão arquivados na pasta 03.00 com os números 03.01, 03.02, 03.03 e assim por diante. Cada novo documento arquivado em cada uma das pastas, será indexado com um número único para que possa ser mais bem encontrado caso preciso.
Uma outra dica é colocar na porta do armário uma folha com um índice, orientando a localização de cada uma das pastas – o que poupa tempo na hora de procurar.
» Central de atendimento e empréstimos
Após a divisão dos documentos, é hora de pensar como serão realizadas as pesquisas. Para os funcionários de cada nível e setor da empresa, deve ser disponibilizado permissões diferentes para o acesso a documentos. É importante a criação de uma central de atendimento responsável pela impressão de protocolos para cada nova pesquisa realizada. Também é fundamental que seja feito um histórico de consultas, solicitações e devoluções.
» Organizando as contas
Ter um calendário de contas é o mais indicado. Coloque-o em um local que possa ser facilmente visualizado no dia a dia. É importante marcar os dias de recebimento e de pagamento, com cores diferentes relacionadas às prioridades de cada conta. Arquivar em uma pasta os documentos a serem pagos e em outra os que já foram quitados (com seus devidos comprovantes de pagamento) é fundamental. Isso pode evitar problemas com futuras cobranças indevidas.
Para outras formas de organizar os documentos é indicado também a contratação de um profissional da área de Gestão da Informação, especialmente se a empresa for de grande porte!
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